Bạn đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp của mình? Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Zicxa.com sẽ review top 11 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự doanh nghiệp của mình nhé!
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một phần mềm được thiết kế với mục đích hỗ trợ công việc quản lý, thúc đẩy khả năng tự vận hành của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả của các dự án.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp từ miễn phí đến có phí. Các doanh nghiệp nên tìm hiểu kĩ ưu và nhược điểm của từng phần mềm để lựa chọn sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp
1. Giúp tiết kiệm thời gian
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, toàn bộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được cập nhật và chia sẻ trên phần mềm. Điều này giúp cho người quản lý doanh nghiệp, nhân viên và cả khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin chủ động, nhanh chóng, mà không nhất thiết phải liên hệ qua lại. Nhờ đó, thời gian làm việc được rút ngắn nhất có thể.
2. Giúp tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng và cho thấy hiệu quả rõ rệt. Dù là trên phương diện ngắn hạn hay dài hạn, các phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là giải pháp đem lại hiệu quả tốt hơn với mức chi phí thấp hơn.
2. Giúp tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quá trình làm việc
Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp thay thế việc sử dụng sổ sách, giấy tờ rắc rối để quản lý. Tất cả mọi vấn đề trong công việc đều có thể được báo cáo chi tiết trên hệ thống giúp cho doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Top 11 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp
Dưới đây là đánh giá chi tiết về tính năng, ưu và nhược điểm của 11 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp được nhiều người khuyên dùng hiện nay.
1.Phần mềm quản lý công việc Zicxa
Phần mềm quản lý công việc Zicxa là giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa được lịch trình công việc như quản lý nhân sự, vận hành hệ thống kết nối giữa các phòng ban mang đến sự tiện lợi trong quá trình trao đổi thông tin và tránh việc thất thoát, tiêu tốn thời gian tìm kiếm dữ liệu (nếu sử dụng quá nhiều kênh giao tiếp với nhau: như facebook, zalo, messenger… tất cả đều được tích hợp tại phần mềm quản lý công việc Zicxa).
Tất cả mọi dữ liệu đều được cập nhập theo thời gian thực, sao lưu dễ dàng. Khi đến với Zicxa các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và tối ưu công việc kinh doanh của mình.
Liên hệ:
- Công ty Cổ Phần Zicxa
- Website: Zicxa.com
- Mã số doanh nghiệp: 0314421640
2. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello là một phần mềm quản lý công việc ở nước ngoài dựa trên mô hình Kanban (bảng). Giao diện quản lý của Trello là một bảng thông tin hiển thị trực quan tình trạng công việc và tiến độ tương ứng theo từng cột. Ví dụ: In progress và Done.
Phần mềm quản lý công việc Trello sử dụng thiết kế tối giản nhất giúp người quản lý dễ dàng theo dõi quy trình làm việc và phân công vai trò, nhiệm vụ cho mọi người trong công việc.
Chỉ bằng cách kéo và thả giữa các cột với nhau, bạn có thể dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện và trạng thái công việc.
Ngoài ra, Trello cho phép nhắc nhở công việc qua Email đến từng cá nhân trong cùng một dự án. Điều này giúp từng nhân viên của dự án không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Không chỉ được giới văn phòng sử dụng nhiều mà Trello còn rất phổ biến trong các cửa hàng, quán xá,…
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Trello
- Đơn giản: Giao diện của Trello tối giản, dễ nhìn, giống như các tờ giấy ghi chú được dán trên màn hình nên ai cũng có thể sử dụng được.
- Miễn phí: Bạn sẽ được trải nghiệm đầy đủ các tính năng của phần mềm này mà không cần phải trả bất kỳ chi phí nào. Vì vậy, nếu bạn là người mới khởi nghiệp kinh doanh thì Trello là công cụ quản lý công việc tốt nhất bạn có thể lựa chọn.
- Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên dạng Kanban (bảng) nên chỉ cần nhìn vào giao diện là bạn đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ công việc một cách trực quan nhất.
- Khả năng tích hợp lớn: Với gói Free, bạn sẽ được cung cấp 10MB dung lượng file đính kèm. Tuy nhiên, với gói Business (có phí), bạn sẽ được cung cấp lên đến 250MB dung lượng.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Trello
- Trello vốn là một phần mềm quản lý công việc nước ngoài nên có nhiều điểm chưa phù hợp với công tác quản lý cho nhiều loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Không hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn tối ưu thời gian quản lý: Thiết kế của Trello được trải theo chiều ngang, nên người dùng sẽ cảm thấy khó khăn nếu muốn quản lý thời gian của từng công việc. Để khắc phục nhược điểm này, bạn sẽ cần sử dụng phiên bản trả phí của Trello để có thể mở rộng-tích hợp với ứng dụng Gantt chart.
- Không phân cấp thành viên quản trị: Mọi thành viên tham gia công việc/dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ. Điểm này rất bất tiện cho những doanh nghiệp cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên – trưởng phòng – giám đốc,…
- Môi trường giao tiếp kém: Trello chỉ cho phép các thành viên trong cùng team trao đổi trong các card. Tuy nhiên, công cụ này lại không thiết kế giao diện riêng cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Hơn nữa, khi muốn post bình luận tại card, bạn không thể dùng phím Enter mà phải sử dụng chuột để ấn “Lưu”, điều này khiến thao tác khi sử dụng không được linh hoạt.
Hiện tại, phần mềm Trello đã có bản Web App và Mobile App trên App Store và Google Play. Bạn có thể truy cập vào https://trello.com/ để tìm hiểu thêm về phần mềm này.
3. Phần mềm quản lý công việc Asana
Giống như Trello, Asana cũng là một phần mềm quản lý công việc nước ngoài. Phần mềm này giúp tổ chức công việc cũng như kết nối đội nhóm hiệu quả.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Asana
- Giao diện khá đẹp mắt, đầy đủ thông tin và theo dạng danh sách, phân chia công việc rõ ràng theo thứ bậc từ lớn đến nhỏ. Điểm này giúp người quản lý dễ dàng theo dõi được tổng thể dự án.
- Phần mềm Asana có bản miễn phí vĩnh viễn cho người dùng. Asana cũng có 3 gói tính phí, bao gồm Premium, Business và Enterprise. Các gói này được tính theo số lượng user và tính năng sử dụng.
- Giao tiếp tốt: Với Asana, người dùng được tự động nhận thông báo trong hộp thư đến khi một nhiệm vụ nào đó được giao hoặc thay đổi. Điểm này giúp loại bỏ việc dùng email hoặc ứng dụng thứ ba để giao tiếp, có thể khiến thông tin bị bỏ sót.
- Tùy chỉnh quyền riêng tư cho dự án: Tính năng này chỉ có ở phiên bản trả phí của Asana. Người dùng có thể tạo dự án và tùy chỉnh quyền riêng tư để dự án chỉ hiển thị với một số thành viên. Điều này tạo một không gian làm việc an toàn cho những dự án cần tính bảo mật cao.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Asana
- Chi phí sử dụng: Với phiên bản miễn phí, Asana chỉ cho phép số người sử dụng các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản với tối đa là 15 thành viên. Nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có chi phí 9.99$/ người dùng/ tháng.
- Không có bản tiếng Việt: Hiện tại Asana chỉ có phiên bản tiếng Anh mà chưa có các ngôn ngữ khác, trong đó có Tiếng Việt.
Bạn có thể truy cập vào https://asana.com/fr để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này.
4. Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork Workplace
Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư hàng đầu tại Việt Nam, FastWork Workplace là một phần mềm quản lý công việc trực tuyến giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ công việc từ tổng quan đến chi tiết của từng phòng ban, cá nhân trên một màn hình duy nhất.
FastWork Workplace ứng dụng trên cả 2 nền tảng là web và di động, giúp người dùng dễ dàng thực hiện và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop có kết nối Internet.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc FastWork WorkPlace
- Chi phí sử dụng khá hợp lý: So với nhiều công cụ quản lý công việc khác thì chi phí sử dụng của FastWork Workplace khá hợp lý. Khảo sát hơn 1500 doanh nghiệp đã sử dụng FastWork Workplace đều đánh giá phần mềm này có mức giá hợp lý, phù hợp với cả nhóm làm việc nhỏ.
- Lập kế hoạch công việc nhanh chóng: Với FastWork Workplace, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch công việc từ các kế hoạch mẫu có sẵn. Bạn có thể giao nhanh kế hoạch công việc cho nhân viên chỉ bằng cách gắn thẻ @tennhanvien trên hệ thống của phần mềm.
- Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu: FastWork Workplace cho phép người dùng trao quyền, phân vai trò cho từng thành viên tham gia, chẳng hạn như: người xem, người thực hiện, người theo dõi, người đánh giá.
- Tương tác mọi lúc mọi nơi: FastWork Workplace cho phép các thành viên tương tác trao đổi, đính kèm tài liệu và hình ảnh mà không phải sử dụng bất cứ một ứng dụng nào khác.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc FastWork WorkPlace
- FastWork Workplace là phần mềm quản lý công việc còn khá mới nên trải nghiệm khách hàng chưa được mượt so với các phần mềm ra đời trước. Nhưng đây cũng là điểm mạnh của FastWork Workplace vì kế thừa nhiều tính năng và tinh hoa từ các phần mềm đi trước.
5. Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc theo dự án được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng không thua kém gì các phần mềm quốc tế. Base Wework đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý công việc hiện nay như: báo cáo, cộng tác, lập kế hoạch,…
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc FastWork WorkPlace
- Chi phí sử dụng: Đây là ưu điểm lớn nhất của Base Wework. Chi phí sử dụng của phần mềm này rất Việt Nam trong khi các tính năng ưu việt đạt chất lượng quốc tế. Gói Starter của Base Wework chỉ có chi phí là 1 triệu VND/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng, được sử dụng đầy đủ các tính năng và cho phép tối đa đến 30 tài khoản. Thấp hơn so với chi phí của phần mềm quản lý công việc FastWork WorkPlace.
- Có nhiều loại hình báo cáo: Báo cáo dự án trong Base Wework khá đầy đủ, gồm có bào cáo theo dự án, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự,… giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
- Cho phép quản lý công việc linh hoạt với các giao diện: kanban, gantt chart, to-do list.
- Phân quyền sử dụng: Base Wework cho phép phân quyền sử dụng giữa người quản lý dự án và thành viên. Đặc biệt, Base Wework cho phép nhà quản lý tạo tài khoản khách (guest) với một số quyền hạn nhất định, hỗ trợ rất tốt đối với các dự án cần làm việc với đối tác hoặc nhân sự ngoài.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc FastWork WorkPlace
- Mặc dùng Base Wework cung cấp nhiều loại hình báo cáo công việc nhưng vẫn còn ở mức rất cơ bản, chỉ đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của người quản lý công việc.
6. Phần mềm quản lý công việc Amis
Amis là phần mềm quản lý công việc đáp ứng khá đầy đủ tính năng quản trị dự án, công việc theo thời gian, tiến độ và chi phí cũng như năng suất nhân viên cho đội nhóm hay doanh nghiệp lớn, nhỏ.
Phần mềm này có khả năng phân quyền cho nhân viên, thêm/bớt thành viên vào dự án. Phần mềm này cũng cho phép quản lý song song nhiều dự án và công việc khác nhau để hạn chế tình trạng chậm trễ tiến độ.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Amis
- Cho phép người dùng giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên laptop, máy tính bảng và các thiết bị di động bằng thông báo trên email hoặc ứng dụng.
- Với Amis, người dùng có thể lên kế hoạch tổng quan và chi tiết cho công việc.
- Dễ dàng thêm thêm thành viên và phân quyền cho từng thành viên tham gia.
- Tự động gửi thông tin cho những người liên quan bằng thông báo qua ứng dụng hoặc email công việc.
- Chi phí triển khai hợp lý, có nhiều gói sử dụng theo số user cho doanh nghiệp lựa chọn.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Amis
- Hiện nay phần mềm chưa hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng để đồng bộ dữ liệu và liên kết công việc.
7. Phần mềm quản lý công việc Monday.com
Monday.com là một trong những công cụ quản lý công việc nằm trong top đầu trên các trang review phần mềm của nước ngoài. Phần mềm này rất phù hợp cho các phòng ban có những thành viên làm việc từ xa.
Monday.com có khả năng tích hợp vô cùng mạnh mẽ giúp nhà quản lý tập hợp tất cả thông tin trên một nền tảng duy nhất, từ đó có được cái nhìn tổng quan để đưa ra các quyết định quan trọng.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Monday.com
- Khả năng tích hợp vô cùng mạnh mẽ: Monday.com sở hữu khả năng tích hợp vô cùng mạnh mẽ. Một số ứng dụng quản lý dự án thường được tích hợp với Monday.com là Google Drive, Gmail, Trello, Slack, Jira, Dropbox, Zapier, Zoom và Microsoft Teams.
- Monday.com cho phép người dùng đăng nhập qua tài khoản Google, Linkedin và dùng thử trong vòng 14 ngày.
- Monday.com hỗ trợ nhà quản lý mời thêm tài khoản khách với các cài đặt phân quyền tương đối chặt chẽ.
- Monday.com là một trong số ít các phần mềm cho phép người dùng tùy chỉnh phần lớn các tùy chọn cấu hình cho phù hợp với doanh nghiệp. Kế hoạch công việc có thể hiển thị dưới dạng timeline, lịch biểu, bản đồ, hoặc kanban với màu sắc trực quan.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Monday.com
- Chi phí sử dụng Monday.com khá cao và không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả.
8. Phần mềm quản lý công việc Wrike
Với khoảng 20.000 tổ chức trên toàn thế giới sử dụng, Wrike được đánh giá là phần mềm quản lý công việc tốt và dễ sử dụng. Phiên bản miễn phí của Wrike là lựa chọn hàng đầu cho các team nhỏ hoặc các doanh nghiệp không có nhiều kinh phí.
Wrike cung cấp thông tin quản lý công việc qua biểu đồ Gantt và bảng Kanban. Phần mềm tích hợp sẵn với phần mềm bán hàng và tiếp thị từ Marketo và Salesforce. Wrike cũng tích hợp với các phần mềm quản lý tệp phổ biến nhất của Google, Microsoft, Dropbox.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Wrike
- Có phiên bản dùng Free.
- Wrike có đầy đủ các tính năng như bình luận, tag tên, tạo việc, giao việc, nổi trội là tính năng Live Editing (chỉnh sửa trực tuyến).
- Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực rất hiệu quả với các chế độ xem dự án theo Workload của từng nhân sự, theo biểu đồ Gantt,…
- Wrike giúp quản lý thời gian của từng đầu công việc vô cùng sát sao. Đặc biệt trong phiên bản trả phí, Wrike xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực và tùy chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Wrike
- Theo nhiều đánh giá của cộng đồng người dùng trên thế giới thì việc chăm sóc khách hàng của Wrike chưa được tốt.
- Chi phí sử dụng: Wrike chỉ miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, mỗi người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ. Nhóm 5 – 15 người có thể dùng phiên bản trả phí Professional với mức phí $9.8/ người dùng/ tháng. Gói ưu việt nhất là gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao cho nhiều doanh nghiệp có ít chi phí.
9. Phần mềm quản lý công việc Jira Software
Jira Software là một phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp hoặc team công nghệ, phát triển phần mềm.
Jira Software cho phép người dùng lên kế hoạch, theo dõi, phát hành và báo cáo phần mềm mới hoặc phần mềm nâng cấp. Phần mềm này cũng cho phép người dùng theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện sản phẩm.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Jira Software
- Jira Software có khả năng tương thích cao với nhiều các ứng dụng của bên thứ ba.
- Jira Software có chức năng phân quyền vô cùng chi tiết. Phần mềm không chỉ hỗ trợ phân quyền trong dự án chung mà còn đối với từng nhiệm vụ.
- Jira Software cung cấp hơn mười báo cáo khác nhau để giúp người dùng chia nhỏ dữ liệu và kiểm tra khối lượng, tiến trình công việc và những việc còn tồn đọng. Biểu đồ màu của Jira Software cũng giúp người dùng phân tích báo cáo nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Jira Software
- Giao diện của Jira Software khá phức tạp, mất khá nhiều thời gian để làm quen thì mới áp dụng được hiệu quả.
- Chi phí sử dụng: Nếu đội nhóm dưới 10 thành viên, Jira Software cung cấp gói dùng thử miễn phí với các tính năng cơ bản. Tuy nhiên với quy mô lớn hơn, bạn cần lựa chọn bản trả phí với mức giá tuỳ theo độ nâng cấp tính năng. Cụ thể, gói Standard có chi phí là $7/tài khoản/tháng, gói Premium là $14/tài khoản/tháng, gói Enterprise thì cần liên hệ trực tiếp nhà cung cấp.
10. Phần mềm quản lý công việc Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án phổ biến với nhiều tính năng mạnh mẽ. Với Microsoft Project, doanh nghiệp có thể xử lý tất cả các tác vụ trong dự án như lập kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ công việc của cáci các “ngách” chuyên môn hơn như quản lý ngân sách,…
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Microsoft Project
- Microsoft Project hỗ trợ đa giao diện như Kanban, dạng lưới, Gantt chart,…
- Microsoft Project giúp người dùng trích xuất và in báo cáo một cách hoàn toàn tự động. Các báo cáo cũng được Microsoft Project hỗ trợ khá đa dạng như báo cáo tổng quan, lịch trình, tiến độ, việc sử dụng tài nguyên,…
- Microsoft Project có thể tích hợp với tất cả các phần mềm thuộc Microsoft.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc Microsoft Project
- Microsoft Project chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn, cần triển khai những dự án sử dụng nguồn lực lớn và lâu dài vì chi phí sử dụng phần mềm này khá cao.
11. Phần mềm quản lý công việc MyXTeam
MyXTeam là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, quản lý nhân viên, quản lý dự án hiệu quả. Myxteam hỗ trợ người dùng sử dụng web app trên website và trên điện thoại iOS và Android.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc MyXTeam
- Hỗ trợ tiếng Việt.
- Chi phí: MyXTeam có gói Free cho cá nhân hoặc nhóm dưới 5 người. Nếu bạn muốn sử dụng cho quy mô lớn hơn, thì bạn MyXTeam đưa ra 3 gói để lựa chọn: Gói VIP 1 có chi phí 750,000 VND/tháng/100 người, gói VIP 2 có chi phí 1,500,000 VND/tháng/100 người và gói VIP 3 có chi phí 3,500,000 VND/tháng/1000người. Đây là một mức giá khá thấp so với nhiều phần mềm quản lý phòng ban khác.
Nhược điểm của phần mềm quản lý công việc MyXTeam
- Giao diện sử dụng của MyXTeam chỉ có dạng to-do list.
- Báo cáo còn đơn giản, chưa đủ chuyên sâu.
- Dữ liệu của MyXTeam chưa có biểu đồ trực quan, mới chỉ hiển thị chủ yếu dưới dạng các con số.
Doanh nghiệp/đội nhóm từ 10 người trở lên nên sử dụng phần mềm nào?
Nếu doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn có quy mô từ 10 người trở lên, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm FastWork Workplace. Không chỉ hỗ trợ quản lý công việc cá nhân/nhóm, phần mềm FastWork Workplace cũng sẽ giúp quản lý công việc liên phòng ban, quản lý dự án và quản lý quy trình công việc với đầy đủ các tính năng cơ bản.
Lời kết
Trên đây Zicxa.com đã chia sẻ về top 11 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu để điều hành công việc tốt nhất!